Cómo convertir una tarea en un proceso

Supuesto práctico 1

A la afirmación de:

“La persona que llevaba la gestión ya no está en la empresa y ahora no sé ni como empezar a retomar su trabajo en este excel de gestión”

Le planteo a mi clienta dos posibles escenarios:

  1. Tras varias horas de examinar el fichero excel de gestión y más o menos adivinar los pasos o tareas a realizar, continuas con la gestión del mismo e incluso haces algunas modificaciones en la manera de informar los datos. TIEMPO EMPLEADO = 4 horas para conocer el funcionamiento del excel + 4 horas para que la persona que entre nueva en el puesto aprenda a manejar los datos del mismo = 8 horas.
  2. Tras varias horas de examinar el fichero excel de gestión y más o menos adivinar los pasos o tareas a realizar, redactas un pequeño “manual” o instrucciones en el propio fichero excel en una pestaña nueva, y además insertas columnas en distintos sitios del fichero que sirvan como “marcas de control” para indicar los pasos a efectuar y que no se olvide nada. TIEMPO EMPLEADO = 4 horas para conocer el funcionamiento del excel + 1 hora de redacción del manual e insertar marcas de control + 0 horas para que la persona que entre nueva en el puesto aprenda a manejar los datos del mismo = 5 horas.

Supuesto práctico 2

A la afirmación de:

“Tengo que volver a comprobar las nuevas socias que creo que se me olvida algún paso para proceder a su alta completa en la asociación”

Le planteo a mi clienta dos posibles escenarios:

  1. Si no estás segura, vuelve a revisar el correo electrónico, y si no lo encuentras entonces mira en las conversaciones históricas de whatsapp o comprueba que están incluidas en los grupos. Luego revisa también si quien lleva la comunicación le ha enviado la invitación a la comunidad de Facebook. Y cuando ya lo tengas esta vez todo confirmado, entonces avisa a la responsable financiera para ver si ya a gestionado el cobro de la cuota. TIEMPO EMPLEADO = 5 minutos x 3 personas = 15 minutos.
  2. Desde el propio móvil, entras en DRIVE y abres la hoja de cálculo de google compartida con el equipo que lleva el control de socias y verás si las compañeras han señalado como “ok” las distintas casillas de las acciones o tareas a realizar con cada socia, y de un vistazo tienes la revisión realizada. TIEMPO EMPLEADO = 2 minutos x 1 persona = 2 minutos.

 

Pues con estos ejemplos creo que queda más clara la optimización del tiempo de gestión que conseguimos si nos encontramos en el escenario 2. Y si además multiplicas esos minutos por las veces al día, a la semana o al mes que realizas la tarea, entonces se observa mucho mejor el ahorro de tiempo considerable.

CÓMO CONVERTIR UNA TAREA EN UN PROCESO

 

Así que recuerda estos 3 consejos que a mí y a mis clientes nos funcionan en la gestión de procesos:

  1.  Organiza tu trabajo diario de gestión pensando SIEMPRE en que cualquier persona lo entienda y pueda retomar parte o todo el trabajo que desempeñas de una manera rápida y fiable = así estarás un día preparado para DELEGAR, para ello puede ser muy útil fijar marcas de control o pasos del proceso.
  2. Usa herramientas diarias de gestión que permitan el uso compartido y el trabajo en equipo, así como el acceso desde cualquier dispositivo = consigue FLEXIBILIDAD en tu gestión, será muy positiva para ti y también para tus clientes, empleados, proveedores.
  3. Un manual de procedimientos o una hoja de trabajo con instrucciones no sirve de nada si no fijas un calendario de revisión y actualización periódica del mismo adaptándolo a cambios en la gestión = TOMA EL CONTROL de la gestión de tu negocio, de todos sus procesos, y debes mantener una comunicación fluida sobre dichos cambios en los protocolos con tu equipo.

 

Siempre me gusta insistir con mis clientes o en las formaciones que imparto, que no hay empresa pequeña ni tarea simple, sino que hay que gestionar HOY tu negocio pensando en lo que deseas que se convierta algún día. Es decir, que no puedes dejar pasar estos consejos pensando “es que como no tengo trabajadores, pues no me sirve hacer manuales de procedimientos”, porque de esta manera NUNCA estarás preparad@ para estar al frente de un equipo de personas sin que la gestión anterior no se resienta y tengas que asumir cargas de trabajo adicionales. El resultado final es que te será mucho más costoso hacer crecer tu negocio.

 

Ya sabéis que me tenéis a vuestra disposición para cualquier duda en contacto@piedadrodriguez.es.

¡Bienvenidos al cambio!

 

blog profesional transformacion digital optimiza gestion negocio emprendedora consultoria

Deja un comentario y cuéntame tu experiencia