A menudo me dicen “Piedad, ya tengo el hábito de archivar en la nube cada factura que me llega por email o por WhatsApp en su carpeta correspondiente, y las de papel las tengo organizadas en su carpeta y/o archivador organizado, y así a final de mes y a final de trimestre lo encuentro todo rápido. Pero sigo teniendo un problema, y es que sigo sin saber las facturas que tengo pendientes de recibir, y soy consciente de que estoy perdiendo dinero en la presentación de impuestos cada trimestre.

Y cuando les respondo “la conciliación bancaria es tu solución”, la cara de asombro y miedo a lo desconocido es inevitable. Así que hoy quería explicar en qué cosiste este procedimiento tan importante en cualquier negocio y veréis que es más sencillo hacerlo que decirlo…

 

     ¿Preparad@? Sólo necesitas 2 pasos:

Paso 1: Descarga desde la web de tu banco/s los movimientos de 1 mes. Puede ser en pdf y lo imprimes, aunque yo recomiendo en formato Excel para que lo guardes en el ordenador y lo podamos modificar y manejar digitalmente mejor, así creas una hoja de cálculo única y cada mes copias y pegas los movimientos nuevos en tu hoja de Excel de “Conciliación bancaria 2019”. Yo con mis clientes trabajamos sobre una plantilla de Excel a medida donde llevamos el control de toda la contabilidad incluida la conciliación bancaria y control de caja.

Paso 2: Revisa cada movimiento e identifica qué pagos del negocio has realizado y comprueba si tienes archivada o no su factura/recibo correspondiente de cara a la presentación de impuestos y llevanza de la contabilidad. Y si no es así, anótalo ya en tu app de tareas para reclamarla lo antes posible.

 

MI TRUCO: Si realizas esta revisión en papel, anota en cada línea si tienes la factura o no para poder reclamarla, pero si lo trabajas sobre una hoja de cálculo, lo mejor es añadir una columna a la derecha llamada “documento” y escribir en cada fila “Sí” o “No” y en otra columna llamada “soporte” escribes “pdf” o “papel”, y así podrás filtrar para saber cuáles te faltan por reclamar y además sabrás dónde buscarlas si las tienes en pdf o en papel, y así convertimos una tarea en un proceso para saber en todo momento qué te falta con un solo vistazo a tu hoja de cálculo.

 

Además, podrás delegar la realización de esta tarea en cualquier persona del equipo (recepción, secretaría) o de prácticas si sigues estos pasos, ya que no es necesario conocimientos contables ni financieros.

 

 

      ¿Y cómo realizado este control con los pagos en efectivo?

Realiza el mismo procedimiento del paso 2 anterior, pero con los pagos en efectivo que hayas anotado, bien en tu libreta o app y hoja de cálculo, usando las mismas columnas y revisión. Los pagos en efectivo son más difíciles de gestionar porque requieren un buen hábito de orden diario, por lo que yo siempre recomiendo a mis clientes realizar la mayor parte posible de pagos con la tarjeta/transferencia/domiciliación y así la tarea se simplifica a sólo descargar un Excel de movimiento del banco en 3 clicks al mes, mucho más sencillo ¿verdad?.

Recordar también tener una cuenta bancaria del negocio separada, y así no mezclar los pagos personales, para que así esta tarea sea aún más rápida y efectiva.

Como ya habrás podido comprobar, la conciliación bancaria no es más que el proceso de comprobar el extracto del banco con las operaciones y documentos que tenemos registrados y guardados, asegurándonos que coinciden y llevando el control de reclamar lo que nos falte.

 

      RECOMENDACIONES para realizar de manera mensual un proceso de conciliación bancaria:

  • Cuenta bancaria personal y profesional separadas.
  • Realizar la mayor parte de pagos del negocio con tarjeta / transferencia / domiciliación.
  • Realizar esta revisión como mínimo de manera mensual.
  • Como soporte utilizar una hoja de cálculo/Excel con columnas de control y donde añadir cada mes los movimientos nuevos.
  • Para la documentación utiliza un soporte digital en la nube con carpetas por año – trimestre, y por facturas emitidas y recibidas.
  • Usa filtros por columnas para saber rápidamente qué tienes que reclamar, o dónde tienes la documentación para buscarla, o incluso hacer un filtro de operaciones por concepto y/o proveedor y comprobar si te falta por realizar algún pago mensual.

 

Por último, y como complemento a este proceso de conciliación bancaria y de efectivo, en la plantilla que preparo a mis clientes les añado una columna de “Naturaleza del gasto/ingreso” donde con un desplegable indican qué tipo de gasto y de ingreso se corresponde cada línea, y otra columna de “Categoría del gasto/ingreso” donde indican si se trata de un gasto fijo o variable. Y una vez informado, a través de tablas dinámicas, tendremos un informe resumen actualizado que nos muestra en qué tipos de gastos nos estamos gastando el dinero, su evolución por meses y comparándolos con años anteriores.

 

Con esta proceso cómodo de informar los datos, el análisis financiero y económico de tu negocio se simplifica considerablemente.

 

¿Te animas a ponerlo en práctica desde hoy?

Como siempre, espero impaciente vuestros comentarios, dudas y/o sugerencias.

Bienvenid@s al cambio.

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