A menudo me dicen “Piedad, ya tengo el hábito de archivar en la nube cada factura que me llega por email o por WhatsApp en su carpeta correspondiente, y las de papel las tengo organizadas en su carpeta y/o archivador organizado, y así a final de mes y a final de trimestre lo encuentro todo rápido. Pero sigo teniendo un problema, y es que sigo sin saber las facturas que tengo pendientes de recibir, y soy consciente de que estoy perdiendo dinero en la presentación de impuestos cada trimestre.

Y cuando les respondo “la conciliación bancaria es tu solución”, la cara de asombro y miedo a lo desconocido es inevitable. Así que hoy quería explicar en qué cosiste este procedimiento tan importante en cualquier negocio y veréis que es más sencillo hacerlo que decirlo…

 

     ¿Preparad@? Sólo necesitas 2 pasos:

Paso 1: Descarga desde la web de tu banco/s los movimientos de 1 mes. Puede ser en pdf y lo imprimes, aunque yo recomiendo en formato Excel para que lo guardes en el ordenador y lo podamos modificar y manejar digitalmente mejor, así creas una hoja de cálculo única y cada mes copias y pegas los movimientos nuevos en tu hoja de Excel de “Conciliación bancaria 2019”. Yo con mis clientes trabajamos sobre una plantilla de Excel a medida donde llevamos el control de toda la contabilidad incluida la conciliación bancaria y control de caja.

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Paso 2: Revisa cada movimiento e identifica qué pagos del negocio has realizado y comprueba si tienes archivada o no su factura/recibo correspondiente de cara a la presentación de impuestos y llevanza de la contabilidad. Y si no es así, anótalo ya en tu app de tareas para reclamarla lo antes posible.

 

MI TRUCO: Si realizas esta revisión en papel, anota en cada línea si tienes la factura o no para poder reclamarla, pero si lo trabajas sobre una hoja de cálculo, lo mejor es añadir una columna a la derecha llamada “documento” y escribir en cada fila “Sí” o “No” y en otra columna llamada “soporte” escribes “pdf” o “papel”, y así podrás filtrar para saber cuáles te faltan por reclamar y además sabrás dónde buscarlas si las tienes en pdf o en papel, y así convertimos una tarea en un proceso para saber en todo momento qué te falta con un solo vistazo a tu hoja de cálculo.

 

Además, podrás delegar la realización de esta tarea en cualquier persona del equipo (recepción, secretaría) o de prácticas si sigues estos pasos, ya que no es necesario conocimientos contables ni financieros.

 

 

      ¿Y cómo realizado este control con los pagos en efectivo?

Realiza el mismo procedimiento del paso 2 anterior, pero con los pagos en efectivo que hayas anotado, bien en tu libreta o app y hoja de cálculo, usando las mismas columnas y revisión. Los pagos en efectivo son más difíciles de gestionar porque requieren un buen hábito de orden diario, por lo que yo siempre recomiendo a mis clientes realizar la mayor parte posible de pagos con la tarjeta/transferencia/domiciliación y así la tarea se simplifica a sólo descargar un Excel de movimiento del banco en 3 clicks al mes, mucho más sencillo ¿verdad?.

Recordar también tener una cuenta bancaria del negocio separada, y así no mezclar los pagos personales, para que así esta tarea sea aún más rápida y efectiva.

Como ya habrás podido comprobar, la conciliación bancaria no es más que el proceso de comprobar el extracto del banco con las operaciones y documentos que tenemos registrados y guardados, asegurándonos que coinciden y llevando el control de reclamar lo que nos falte.

 

      RECOMENDACIONES para realizar de manera mensual un proceso de conciliación bancaria:

  • Realizar esta revisión como mínimo de manera mensual.
  • Como soporte utilizar una hoja de cálculo/Excel con columnas de control y donde añadir cada mes los movimientos nuevos.
  • Para la documentación utiliza un soporte digital en la nube con carpetas por año – trimestre, y por facturas emitidas y recibidas.
  • Usa filtros por columnas para saber rápidamente qué tienes que reclamar, o dónde tienes la documentación para buscarla, o incluso hacer un filtro de operaciones por concepto y/o proveedor y comprobar si te falta por realizar algún pago mensual.

 

Y muchas más recomendaciones que explico en mi curso online GESTIONA EN DIGITAL. Además, en el curso entrego una plantilla excel muy completa con todo programado, dónde además como complemento a este proceso de conciliación bancaria y de efectivo, se incluye información sobre naturaleza del cobro y del pago, para que  los alumnos tengan un informe resumen actualizado que muestre en qué tipos de gastos nos estamos gastando el dinero, de dónde vienen nuestros ingresos, su evolución por meses y comparándolos con años anteriores.

Todo programado y con vídeos paso a paso de cómo informar la plantilla, para verlos cada vez que los necesites ¿te lo vas a perder?

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Con esta proceso cómodo de informar los datos, el análisis financiero y económico de tu negocio se simplifica considerablemente.

 

¿Te animas a ponerlo en práctica desde hoy?

Como siempre, espero impaciente vuestros comentarios, dudas y/o sugerencias.

 

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