Las caras de client@s y alumn@s cuando les digo los motivos de por qué sí o sí deben anotar el tiempo se parece mucho a ésta que me pillaron en una ponencia…jiji

Y es que se les nota en su expresión la sensación de frustración y agobio que les supone pensar en la TERRIBLE gestión de su tiempo que CREEN que tienen. Y digo CREES porque si hasta ahora nunca lo has anotado ni lo has medido, las sensaciones de frustración/tranquilidad sobre la gestión del negocio son simples SUPOSICIONES que pueden estar frenando tu potencial o precipitándote al vacío…

Perdonar que me ponga así de seria, pero es algo tan importante que quiero llamar tu atención y que sigas leyendo este post con sus recomendaciones para ponerte desde hoy con un nuevo y VALIOSÍSIMO hábito de anotar el tiempo que dedicas al negocio.

       5 MOTIVOS para llevar un control horario propio y detallado de tu negocio

1.- Conseguir sensación de productividad cuando te paras a pensar y anotar TODO lo que has hecho hoy para tu negocio.

2.- También detectar días CERO productivos y ver qué motivo y tareas te han frenado hoy, para que decidas qué cambiar la próxima vez. Por ejemplo, si la tarea de revisar cobros y pagos se te hace cuesta arriba, prográmala el día y a la hora que más motivada y fresca estés, o por el contrario, cuando menos te perjudique en tu gestión diaria emplear ese tiempo.

3.- Pero también puedes detectar si el PROCESO que sigues para realizar esa tarea es el adecuado o quizás tengas que buscar otra solución y manera de hacerlo para optimizar tu tiempo. Siguiendo el ejemplo anterior, en este caso usar una plantilla de Excel automatizada o programa informático de contabilidad y conciliación bancaria, o quizás modificar los plazos de la tarea y llevar este control semanal en vez de mensual y comprobar si mejoras los tiempos de ejecución.

4.- Para una PLANIFICACIÓN REAL Y EFECTIVA de tu agenda, porque decidme cómo vais a calcular tiempos reales y rellenar citas y tareas en vuestra agenda profesional, si no tenéis un control del tiempo REAL que va a requerir una cita con un paciente, o preparar una formación, o un lanzamiento de un nuevo producto o curso, o una consultoría grupal, o realizar un inventario, o planificar redes sociales, o cerrar la contabilidad del trimestre…

5.- Y por último, y no menos importante, contar con la INFORMACIÓN DE VALOR para saber cuándo decir “SÍ”, “NO”, o lo que es mejor de cara a responder a un posible cliente o colaborador: “me interesa pero hasta dentro de 5 semanas no puedo incluir en mi agenda este proyecto”, “al año sólo puedo hacer 2 lanzamientos/eventos de calidad con el equipo humano actual y mi correcta supervisión”, “solo puedo atender a 3 clientes de consultoría al mes para dar un servicio de excelencia”…

“De acuerdo Piedad, me has convencido”, me dicen todos al instante, “Pero ¿cómo se hace? ¿por dónde empiezo? ¿en papel, en digital? ¿el 100% del tiempo exacto? ¿cómo lo mido? ¿y si un día no me acuerdo?”

Os respondo a todas esas preguntas…¿preparad@s?:

• EN DIGITAL: anota tu tiempo en un soporte digital, puedes anotarlo en un Excel o bien usar apps gratuitas que te permiten llevar este registro de horas.

• POR BLOQUES y categorías de tareas: al principio anota la suma de tiempo al día pero por bloques de tareas generales (contabilidad, gestión, comercial, marketing, rrhh, clientes/pacientes/alumnos, proyecto1, proyecto2…) y a medida que empieces a llevar el control unas semanas y a medir los resultados, verás como irás realizando un desglose más detallado en algunos bloques para especificar aún más áreas que te interesen o tengan más repercusión en tu tiempo.

• DE MENOS A MÁS: lo ideal es que acabes anotando el 100% del tiempo de cada día, aunque puedes empezar hoy anotando al menos 1 tarea, para que empieces a medir. Para elegir esta tarea debes tener en cuenta lo siguiente: anota la tarea que más tiempo te quite a diario, o la que creas que podrías optimizar el proceso y mejorar los tiempos de esa tarea en concreto, o también empieza por anotar la tarea o bloque de tareas que ahora o en el futuro quisieras DELEGAR para que empieces a contabilizar cuánto tiempo requiere.

• FECHA, CLIENTE/PROYECTO/TAREA, DESCRIPCIÓN, TIEMPO EMPLEADO APROX en horas. Esa es la información mínima que debes anotar en el Excel o en la app que descargues.

• CRONÓMETRO si te hace falta porque en tu negocio tengas muchas distracciones durante la jornada (llamadas telefónicas de clientes, atender en una tienda de venta al público, etc), bien con el móvil o también hay apps que te contabilizan el tiempo como un cronómetro para que lo actives cuando te pongas a hacer esa tarea, lo pauses si tienes que atender otra cosa distinta urgente, y luego lo vuelvas a activar cuando continúes por donde ibas, y así la medición será mucho más exacta.

• Y si un día te olvidas de hacer esto…NO PASA NADA, porque los días que sí obtengas ese cálculo ya te van a sumar muchísimo en la efectividad de la toma de decisiones diaria de tu negocio. Cada día suma, y crear cualquier hábito es duro, así que no te agobies por no “hacerlo todo perfecto cada día” y piensa que cada día que tomes el control suma y multiplica el éxito de tu negocio.

TRUCO BY PIEDAD: yo empecé poniéndome un papel en blanco con las columnas de información que os explico arriba, y con lápiz iba anotando en sucio tarea por tarea con el cálculo de tiempo “a ojo”, y cuando acababa el día o justo antes de empezar la siguiente jornada, anotaba todo lo del papel en un Excel con las mismas columnas, y volvía a empezar otro papel. Poco a poco mi Excel básico empezó a tener información y pude hacer filtros y sumas para ver la evolución en tan solo pocos clicks.

Y es que si te quedas sólo en el papel, medir resultados y tomar decisiones te llevará un tiempo que NO TIENES, así que si vas corriendo durante el día, como yo, anota todo en un papel, pero recuerda pasar esa información a digital 1 vez al día o 1 vez a la semana si las tareas son pocas y te lo puedes permitir.

Vas a tener días más productivos que otros, de eso nadie ni nada nos libra como emprendedores, pero conocer qué te ha frenado y su explicación te da PAZ MENTAL, SEGURIDAD y CONTROL, ¿qué opinas, te animas?

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