Organizar documentos y tareas puede parecer algo secundario, pero tiene mucho que ver con nuestra productividad y con la energía mental que gastamos cada día.

Y precisamente pensé en esto el otro día haciendo la compra.

Tu negocio necesita un poco de efecto Mercadona: cada cosa en su sitio y sin tener que pensar.

Cuando llevas tiempo comprando en el mismo supermercado ocurre algo curioso: prácticamente dejas de buscar…

Sabes dónde está la fruta, dónde encontrar la leche y hacia qué pasillo tienes que ir cuando necesitas detergente.

Hasta que un día cambian algo de sitio y ahí estamos dando vueltas buscando el yogur que llevamos comprando tres años. 😂

Detrás de esta escena tan cotidiana hay una idea muy importante para la productividad:

Cuando sabemos dónde encontrar algo y repetimos siempre el mismo sistema, necesitamos dedicar menos atención a buscarlo y podemos reservar esa energía para otras cosas.

El orden no es solo una cuestión estética

Cuando hablo de organizar un negocio, no me refiero a tener un Drive precioso lleno de carpetas de colores. El objetivo del orden es otro: hacer más fácil trabajar.

Nuestra capacidad de atención es limitada. Si cada vez que necesitamos una información tenemos que buscar entre diferentes lugares y decidir dónde podría estar, estamos dedicando recursos mentales a una tarea que no aporta prácticamente ningún valor.

Y eso, repetido muchas veces durante una jornada, importa.

Piensa en todas esas pequeñas búsquedas que hacemos:

• ¿Dónde guardé aquella propuesta?
• ¿La factura estaba en Drive o en el correo?
• ¿Apunté esa tarea en la libreta o en Google Tasks?
• ¿Los datos que me mandó el cliente estaban en WhatsApp?

Ninguna búsqueda parece especialmente grave. El problema son las veinte pequeñas búsquedas y decisiones que repetimos todos los días.

Cuando todo tiene un lugar, necesitas decidir menos

Los sistemas nos ayudan precisamente a reducir esas pequeñas decisiones.

Si todas las propuestas aceptadas se guardan siempre en el mismo lugar y siguiendo el mismo criterio, la próxima vez no necesitas decidir dónde guardarla.

Ya existe una regla.

Y lo mismo podemos hacer con las tareas, los documentos, los datos de clientes o cualquier información recurrente del negocio. No significa que tengas que crear un complejo sistema de gestión.

De hecho, normalmente recomiendo justo lo contrario: empieza por hacerlo sencillo.

• Un lugar.
• Un criterio.
• Una regla que puedas repetir.

Organizar las tareas también reduce búsquedas y decisiones

Con las tareas solemos reproducir exactamente el mismo caos. Tenemos algunas en el correo, otras en WhatsApp, otras apuntadas en una libreta, algunas en una aplicación y varias en ese sofisticadísimo sistema llamado:

“De esto me acuerdo yo”

El problema no es utilizar varias herramientas. Puede haber buenas razones para hacerlo. El problema aparece cuando no sabemos cuál es el sistema.

Si cada vez que quieres saber qué tienes pendiente tienes que revisar cinco lugares diferentes, tu sistema de tareas está obligándote a buscar antes de poder decidir.

Y organizar debería conseguir precisamente lo contrario.

Cómo organizar documentos y tareas sin complicarte

No quiero que después de leer este artículo te dé un ataque de productividad y decidas reorganizar todo tu Drive. Probablemente el martes ya estaríamos arrepentidas. 

Vamos a empezar por algo mucho más pequeño. Piensa en una información que utilices o busques frecuentemente en tu negocio.

Puede ser una factura, una propuesta, los datos de un cliente, documentación de un proyecto o tus propias tareas.

Ahora responde estas tres preguntas:

1. ¿Dónde vive?

Decide un único lugar en el que debería estar esa información.

2. ¿Cómo se guarda o registra?

Establece siempre el mismo criterio.

Por ejemplo, si hablamos de documentos, puedes decidir una nomenclatura común para nombrarlos.

3. ¿Qué regla vas a seguir a partir de ahora?

Hazla tan sencilla que no necesites volver a decidir cada vez.

Por ejemplo:

“Todas las propuestas aceptadas se guardan en CLIENTES > PROPUESTAS ACEPTADAS y se nombran CLIENTE + FECHA + PROYECTO.”

 

La próxima vez ya no tendrás que preguntarte dónde guardarla. El sistema habrá tomado esa pequeña decisión por ti.

Productividad también es necesitar pensar menos en lo repetitivo

A veces asociamos productividad con hacer más cosas, utilizar aplicaciones más potentes o conseguir terminar una tarea más rápido.

Pero hay otra parte de la productividad que me parece mucho más interesante:

diseñar una forma de trabajar en la que no tengamos que gastar energía innecesariamente en buscar, recordar y volver a decidir siempre las mismas cosas.

Tu atención tiene mucho más valor cuando la utilizas para pensar una estrategia, atender bien a un cliente, revisar los números o tomar una decisión importante.

No para recordar dónde guardaste una factura.

¿Y si el problema no es solo una carpeta?

Quizá haciendo el ejercicio anterior te hayas dado cuenta de que esto no ocurre solamente con tus documentos.

Puede que tus tareas estén repartidas por todas partes.

Que el correo marque tus prioridades.

Que determinados procesos solo estén en tu cabeza.

Que tengas herramientas digitales, pero no una forma clara de utilizarlas.

O que sepas perfectamente muchas cosas que deberías mejorar, pero nunca encuentres el momento para ponerlas en marcha.

Entonces probablemente el problema ya no sea “ordenar Drive”.

Necesitas estructura.

Eso es precisamente lo que trabajamos en mi programa grupal ESTRUCTURA: detectar los bloqueos de tu gestión, diseñar sistemas sencillos que encajen con tu negocio y llevarlos a la práctica.

Trabajamos sobre la organización del tiempo y las tareas, el correo, la información y los documentos, los números y aquellas tareas y procesos que podemos simplificar o automatizar.

Porque el objetivo no es tener un negocio perfectamente ordenado.

El objetivo es que organizarlo te ayude a gestionarlo mejor.

→ Haz el test y descubre si ESTRUCTURA encaja con el momento en el que está tu negocio.