En este artículo quiero compartir 3 retos en la gestión de un negocio que debes empezar a automatizar, con propuestas de herramientas digitales que uso cada día y que implanto en mis clientes. Y es que para aplicar la inteligencia artificial y la automatización de tareas en las diferentes áreas de gestión de tu empresa, necesitas 2 pasos previos:

• Gestión del dato
  • ¿Quién tiene una base de datos de contactos? ¿está segmentada? ¿y actualizada? ¿Quién usa programas de gestión completos? ¿Están en la nube?
  • ¿Quién calcula su liquidez y resultado futuro? ¿y la rentabilidad? ¿escenarios? ¿riesgos?
• Definir y simplificar tus procesos
  • ¿Cómo gestionas tus tareas/proyectos/planificación? ¿Usas opciones avanzadas de correo electrónico?
  • ¿Quién mide su tiempo y la del equipo? ¿Existe duplicidad de tareas? ¿errores y/o ineficiencias en tus procesos de gestión diaria?

En la gestión diaria, te propongo 3 áreas y retos que puedes empezar ya a preparar para la automatización y la IA:

1. Organización del trabajo, gestión del tiempo, productividad: observa tus procesos de gestión de agenda, de asignación de tareas ¡haz un dibujo del flujo de trabajo! Y detecta qué tareas manuales se repiten y se podrían digitalizar y aplicar una automatización. Encontrarás muchas opciones de automatización e IA en las herramientas más habituales para la gestión del tiempo: entorno google y microsoft, trello, todoist, slack, etc.
2. Gestión comercial, ventas y marketing: observa tus procesos en el área comercial con potenciales cliente, analiza el tiempo que inviertes en la atención al cliente y proceso de venta, y detecta qué tareas manuales se repiten y se podrían digitalizar y aplicar una automatización. Para ello necesitas que todos los datos de los contactos del negocio estén organizados y bien clasificados con etiquetas en un CRM: holded, clientify, bitrix24, chatbots, etc…hay muchos en el mercado de todos los precios y funciones, pero es un salto que sí o sí debes implementar en tu negocio para impulsarlo con automatización e inteligencia artificial, sobre todo en este área.
3. Conoce los datos de tu negocio: registra la información de finanzas en un programa de gestión, tanto ingresos como gastos, bien clasificados ¡el máximo detalle cuenta! y podrás aprovechar tanto las opciones de automatizar tareas (ejemplos: envío de facturas a clientes y avisos de impago y vencimientos, alerta de inventarios, etc) como las posibilidades que ofrece la inteligencia artificial para analizar todos esos datos en segundos y ofrecerte predicciones y apoyo en la toma de decisiones ¡y lo que está por venir!

   

¿Por dónde empiezo?

Te propongo algunas ideas sencillas y que impulsarán la gestión de tu negocio con la automatización:

• Email marketing: embudos de venta y comunicaciones automatizadas
• Gestor de tareas: establecer flujo de tareas automático
• Agenda digital: reserva de cita automática
• Herramienta ZAPIER: que conecta e integra miles de apps para crear tus primeras automatizaciones entre diferentes herramientas (ejemplo: cuando rellenen un formulario que les llegue un email personalizado, o cuando registres un dato en una hoja de cálculo que se archive un documento en la nube)
• Facturación: automatiza toda la gestión de presupuestos y facturas con envío al cliente.

 

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Espero que esta conferencia te aporte ideas más claras sobre cómo empezar a optimizar la gestión de tu negocio ¡y a automatizar tareas y datos! Ve a tu ritmo, tendrás acceso para siempre, pero no olvides planificar un tiempo a la semana para invertirlo en ver el vídeo y reflexionar sobre la estrategia del negocio. Bienvenidos al cambio.