No es necesario un nivel avanzado en el manejo de excel y hojas de cálculo para conseguir una gestión diaria sencilla y efectiva, sólo tienes que seguir mis 3+1 recomendaciones imprescindibles:

1. Hoja global como bases de datos.

2. Columnas que sirvan como control del proceso/tareas.

3. Análisis de datos con tablas dinámicas.

4. Y ¡no olvides incluir una hoja de instrucciones del documento!.

Pues ahora te explico cómo hacerlo, pero este post viene con sorpresa y es que al final tienes un formulario para descargarte una PLANTILLA DE EXCEL DE TRABAJO totalmente gratis con el ejemplo que te muestro a continuación.

¿Empezamos?…

1. Hoja global como base de datos.

En un fichero excel de trabajo nunca puede falta una hoja global que contenga toda la información y datos a analizar. En esta hoja, informa los datos en columnas y filas siguiendo un formato similar a las bases de datos.

Y para almacenar en una misma base de datos la información histórica que mejore el análisis posterior, incluye una columna de fecha DD-MM-AAAA y otra columna a su derecha que automáticamente vuelque el MES o el AÑO (con la fórmula “+mes(B2)” por ejemplo) y así puedes agrupar los datos por meses/años.

No hay problema por incluir de vez en cuando columnas en formato texto para incluir “observaciones” y/o “comentarios” sobre los datos que puedan ayudar a su comprensión.

Ejemplo: tomamos como ejemplo un fichero excel de control de inscripciones para un programa de cursos de formación que imparto, por lo que creamos una hoja de cálculo con la siguientes columnas:

• Nombre
• Apellidos
• Teléfono
• Correo electrónico
• Ciudad
• Curso de formación
• Fecha de realización
• Mes
• Año
• Importe del curso
• Observaciones del alumn@

2. Columnas que sirvan como control del proceso/tareas.

Ya hablamos en un post anterior sobre “Cómo convertir una tarea en un proceso” y para mí es una pieza clave en todos los excel del trabajo. Como os contaba en ese post, yo recomiendo incluir columnas en la hoja global que sirvan como control sobre las tareas o procesos que se deben seguir.

Para estas columnas de control puedes utilizar la función de “validación de datos en formato lista” o en el caso de las hojas de cálculo de google puedes usar la nueva función de “insertar casilla de verificación”.

Ejemplo: seguimos con el ejemplo anterior,  y ahora podemos incluir las columnas para el control del pago y de envío de documentación para el curso:

• Pagado (Si/No)
• Fecha de pago
• Banco/Cuenta (si tienes varias)
• Mail recordatorio (Si/No)
• Envío contenido curso (Si/No)
• Respuesta encuesta final (Si/No)

3. Análisis de datos con tablas dinámicas.

Al introducir tus datos según el punto 1 y 2 podrás pensar que de esa manera la información es muy amplia y no puedes ver resúmenes y datos concretos fácilmente, incluso caes en la tentación de añadir otra pestaña a la hoja de excel sumando a mano y haciendo una tabla con algunos datos que te interesa ver pero que no se van actualizando a medida que vas incorporando más información a la hoja de base de datos…¡TENGO LA SOLUCIÓN! y es insertando una “Tabla dinámica”.

El proceso es sencillo, se crea automáticamente una pestaña nueva, seleccionando la hoja global completa y de manera actualizada podrás ir consultando distintos datos y analizando la situación.

Ejemplo: cuando ya tenemos lista nuestra hoja global, nos situamos seleccionando la pestaña completa y en el menú está disponible “Insertar tabla dinámica”, se crea una pestaña nueva y ya está listo para que consultemos los datos que más nos vayan interesando de manera resumida y concreta: número de alumnos por mes o por ciudades (para dirigir nuestra estrategia de marketing), ingresos al trimestre o por tipo de curso (para conocer los cursos más o menos rentables), media de alumnos por curso de formación…

3+1. Hoja de instrucciones del documento.

Para mí esta parte es la más importante siempre que trabajo con clientes, y es que en todos mis documentos de trabajo tengo incluido una última pestaña de “Instrucciones del documento”. El principal motivo es que si te esfuerzas en conseguir un excel de trabajo realmente efectivo, no servirá de mucho el día que tengas que delegar todas o parte de las tareas de ese documento o si tienes que retomar la información del documento pasado un tiempo que ya no recuerdes bien su manejo.

Así que desde el principio deja informadas unas instrucciones paso a paso concretas de para qué sirve el documento, qué se informa y de dónde se extraen los datos, y cómo se rellena cada una de las columnas así como los informes a reportar. Invierte algunos minutos en esta redacción cuando ya tengas listo tu hoja de trabajo y con el tiempo te alegrarás de la decisión.

Realiza mejoras periódicas en tus documentos de trabajo y los de tu equipo para optimizar la gestión diaria de tu negocio.

Espero que te sirvan de ayuda estas recomendaciones básicas sobre gestión y si tienes alguna duda o necesitas ayuda, mándame un email a contacto@piedadrodriguez.es y podemos revisar y optimizar junt@s tus documentos de trabajo y ¡así será más rápido!