Esta semana la he comenzado con esta frase y reflexión, y es que es uno de los puntos principales que trato con mis clientes: instalar soportes digitales, gratuitos o no, para poder conseguir una gestión flexible y una respuesta rápida ante las demandas de clientes, proveedores o de tu equipo.

Y para mi la herramienta estrella que os ayudará a conseguir esta flexibilidad es sin duda LA NUBE. Y en concreto yo uso la nube de google, DRIVE, y tengo contratado un plan de 100GB (por 1,99€/mes) y os prometo que es suficiente para un autónomo o pequeña empresa.

Así que hoy comparto con vosotr@s las 5 principales ventajas de esta herramienta en mi gestión diaria:

1- Flexibilidad: en drive tengo archivada la información importante de mi negocio, perfectamente ordenada por carpetas para que sea rápido encontrar lo que busco y compartirlo por email o whatssapp si alguien me lo solicita, o si debo consultar un documento mientras atiendo una llamada fuera de la oficina.

Mis clientes no sabe si estoy en la oficina, o en un viaje, o en casa o quizás en una reunión familiar o de amigos. Yo les respondo de una manera rápida desde cualquier lugar gracias a la app de Google Drive en mi móvil.

2- Delegar: en drive puedo compartir con mi equipo, colaboradores e incluso con cliente, las carpetas de trabajo o documentos, de manera que ellos pueden consultar directamente la documentación importante sin necesidad de acudir a mi oficina ni solicitarla una y otra vez por email. Además si te surgen imprevistos, puedes delegar en otra persona que continúe con la elaboración de un documento desde cualquier dispositivo, solo teniendo acceso a una cuenta de google.

Comparto con mis clientes una carpeta en Drive donde tendrán disponible de manera inmediata informes de seguimiento e información importante de la consultoría. Hago igual cuando trabajo con colaboradores.

3- Fuera el papel: y es que con drive no uso libretas si estoy fuera de la oficina porque abro un documento de texto de google y escribo desde el móvil directamente las anotaciones que necesite, bien si estoy en una formación y escribo ideas que no quiero olvidar, o si estoy en una reunión con clientes y quiero guardar temas pendientes a tratar en otra ocasión. Se acaba el papel en mi negocio, y además la información la tengo siempre disponible y con seguridad de que no la voy a perder.

Soy la única de un curso de formación de treinta personas que escribe los apuntes de clase directamente desde el móvil o del portátil en un documento de texto de google.

4- Hablar en vez de escribir: porque como voy todo el día de un lado a otro, con drive y sus documentos de texto puedo ir andando y dictando con la opción del micro las ideas o anotaciones que tengo en la cabeza y que no me puedo parar a escribir. Incluso dejo ya dictados los informes o emails que más tarde enviaré si en ese momento tengo la estructura de lo que quiero decir en la mente y si dejo pasar un rato hasta sentarme en el ordenador ya se me ha olvidado. Esta opción de la herramienta me permite ser más rápida en mi gestión y sobre todo no olvidar los detalles más importantes. Además me permite “trabajar” en cualquier momento del día, incluso caminando haciendo ejercicio, o la compra, cocinando o entre reunión y reunión. Ya sabéis que lo de optimizar ¡es lo mío!.

Una vez que pruebas este truco…ya no puedes parar, además es que dicto informes o emails completos, y luego los repaso rápidamente si hay errores y enviado. Ahorro muchísimo tiempo si estoy inspirada aunque no tenga el ordenador delante para ponerme a escribir.

5- Tomar el control: esa sensación de salir de la oficina y no volver a pensar que se te ha olvidado algún papel, o poder quedarte un día trabajando desde casa porque desde el ordenador o el móvil accedes a tu trabajo, o la de no ponerte nerviosa porque llevas esperando en una sala de espera mucho tiempo y ahora sí puedes aprovechar el tiempo sólo con llevar el móvil encima. Además de contar con la seguridad que ofrece estos sistemas en la nube con copias de seguridad, y el acceso al historial de versiones que también en muy útil, y más si trabajas rápido como yo, que a veces me gusta retroceder y retomar el trabajo desde un punto específico.

Siempre insisto que si nos ayudamos de la tecnología y los procesos para “sentir que tenemos el control” nos quitamos mucho estrés negativo y somos más efectivos.

 

NOTA: Sólo recordaros que la capacidad que hablamos al principio de DRIVE está compartida con la capacidad de tu buzón de correo electrónico de gmail, por lo que para ahorrar y no tener que pagar demasiado, tendrás que mantener tu bandeja de entrada optimizada, y para ello puedes ver el video-tutorial que he preparado sobre “Cómo optimizar el email en 3 pasos”.

Me pillas fuera de la oficina, luego te lo envío…”

Si sueles dar a menudo esta respuesta a tus clientes, proveedores o a tu equipo, necesitas desde ya implantar en tu empresa soluciones digitales de gestión, ¿hablamos?