En este post te cuento las herramientas más sencilla y completas para crear un manual de procesos y procedimientos para tu negocio.

Pero primero, vamos a ver en qué consiste este manual:

• Es un documento único, o varios, dónde explicamos qué hacemos en el día a día en la empresa, y cómo lo hacemos, en detalle y con un lenguaje sencillo.
• Cada proceso en tu empresa (tareas y subtareas – qué hacemos) tiene un procedimiento (descripción detallada – cómo lo hacemos).
• Es un documento “vivo”, es decir, que tendrá que ser revisado y actualizado varias veces al año, para que refleje siempre el proceso real.

Y los beneficios son muchos, aquí te cuento los 3 más importantes para mí según la experiencia con mis clientes:

1 – Mejora la organización y planificación diaria del negocio, y el conocimiento real de la actividad y los puestos de trabajo

(Me ayuda a saber qué hay que hacer, a qué responsable asignarle y establecer fechas límites para la finalización del trabajo propio y del equipo). 

2 – Optimiza el tiempo y los recursos materiales y humanos empleados en cada proceso.

(Evita errores, duplicidad de tareas y ahorra tiempo y dinero)

3 – Mejora la flexibilidad del negocio, facilita el proceso de delegar y te ayuda ante imprevistos o rotación del equipo.

(Cualquier persona puede ayudar, nadie es imprescindible ni causa obstáculos en la empresa)

Para mí, en definitiva, la ventaja de contar con un o varios manuales de procesos y procedimientos es:

Encuentra rápido lo que buscas.

Y bien, ahora que conoces mejor qué es y para qué sirve un manual de procesos y procedimientos, te cuento las distintas herramientas más sencillas y completas para empezar desde hoy a crear tu propio manual.

¿preparad@s?

DOCUMENTO DE HOJA DE TEXTO (los más clásicos)

Si decides crear tu manual en un documento de texto, recuerda las siguientes recomendaciones más importantes:

• Documento en la nube o servidor para que esté disponible para los usuarios responsables.
• Índice al inicio, y con la opción de paginación o hipervínculos, para acceder a la información más rápidamente por el usuario.
• Identificar actividad – procesos – subprocesos – procedimientos.
• Estructura clara y similar en cada bloque de contenido (con títulos, subtítulos, negritas, guiones, numeración, etc.) para facilitar la lectura del usuario.
• Es muy útil incluir imágenes para mejor comprensión del procedimiento.
• En los procesos que proceda, te recomiendo usar la opción de checklist (adjunto imagen de ejemplo)

HOJAS DE CÁLCULO (excels lovers)

Si decides crear tu manual en una hoja de cálculo, recuerda las siguientes recomendaciones más importantes:

• Documento en la nube o servidor para que esté disponible para los usuarios responsables.
• Añadir una pestaña de instrucciones de uso del documento y aspectos generales. Y luego una pestaña única dónde incluir todos los procesos del negocio.
• Incluir las siguientes columnas: actividad – procesos/tarea – subprocesos/subtarea – descripción detallada – responsable – tiempo empleado – periodicidad.
• Estructura clara y similar en cada bloque de contenido para facilitar la lectura del usuario.
• Usar la opción de FILTROS para hacer más cómoda la visualización de proceso por parte de los usuarios.
• En esta opción es más incómodo añadir imágenes de apoyo a la descripción.
• En los procesos que proceda, te recomiendo usar la opción de checklist (adjunto imagen de ejemplo)

PRESENTACIÓN O GOOGLE SITES (los más creativos)

Si ya tienes tu manual de proceso preparado en documentos de texto o de hoja de cálculo, pero quieres ir un paso más allá y probar una herramienta más interactiva, que te permita un recorrido más creativo para el usuario ¡te va a encantar estas opciones!

1 – Presentación:

Puedes crear un documento de presentación con diapositivas, con plantillas, enlaces, adjuntar vídeos e imágenes, sonidos, efectos…y todo lo que se te ocurra.

Recuerda que el documento o documentos estén en la nube y accesibles para los usuarios responsables.

1 – Google Site:

Si eres fan de los productos de google, sin duda esta herramienta es GENIAL, porque tiene muchísimas utilidades (desde una web de tu empresa, hasta manuales internos de procesos, cursos de formación, y mucho más…)

En google puedes encontrar muchos tutoriales e instrucciones de la herramienta, pero te adelanto que es muy sencilla e intuitiva de usar, y te permite conectarla a documentos y productos de drive (formularios, imágenes, vídeos de youtube, hojas de cálculo y de texto…).

Espero que te haya gustado el post y las herramientas que te propongo. El primer paso, como siempre, es analizar y conocer bien los procesos de la empresa.

Piedad, ¿y por dónde empiezo?

Esta pregunta siempre me la hacen en los cursos, y mi respuesta es: POCO A POCO, paso a paso, lógicamente, no vamos a crear en un día todo el manual de procesos de nuestro negocio, eso sería complicado.

Yo os recomiendo empezar a redactar y organizar la información de aquellos procesos que más os interese, por ejemplo, un proceso que quieras delegar, o un proceso que normalmente encuentres errores o pérdidas de tiempo, sería buena ocasión para analizarlo y optimizar las tareas y los recursos.

También procesos que necesites modificar para atender cambios del mercado, o por supuesto, nuevos procesos que vayas a implantar en el negocio a partir de ahora ¡ES EL MOMENTO DE ESCRIBIRLOS! ya que tienes la información más reciente.

Comparto contigo algunos tips sobre cómo empezar a crear tu manual de procesos:

1. Identificar un proceso crítico
   • Proceso/tarea que tiene alto impacto en tu negocio, o que quieres delegar lo antes posible, o que suela provocar errores y/o pérdida de tiempo (no te sientes productiva cuando lo realizas)
2. Hacer un breve guión
   • Escribe brevemente las tareas y subtareas del proceso, sin entrar en detalles, sólo el flujo de trabajo y de información.
3. Buscar y escoger la herramienta
   • Que se adapte a tu rutina de trabajo (tienes varias opciones en este post)
4. Redacta y valida
   • ¡OJO! que al redactar y validar me refiero a: contar con PELOS Y SEÑALES, como si lo tiene que leer/ver/entender TU ABUELA (abuela = alguien que nunca ha realizado el proceso o tarea)

¿PREPARADOS PARA EMPEZAR?

Si tienes alguna duda, puedes escribirme un email a contacto@piedadrodriguez.es e intentaré daros mis recomendaciones.

Y si quieres tener los vídeos del paso a paso para crear un manual de procesos en estas herramientas que explico en el post, además de conseguir mis plantillas, ¡accede ya al curso online GESTIONA EN DIGITAL.

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