El pasado sábado 5 de junio de 2021 se celebró una feria empresarial, EXPO MARCA MUJER, organizada por el Foro de Empresarias y Profesionales de Córdoba, fepc, a la cual pertenezco, en el Jardín Botánico de Córdoba.

Y en este post quiero darte mis recomendaciones, bajo mi experiencia, de qué hacer y qué no hacer cuando participas en un proyecto de este tipo.

Llevaba años formando parte de la organización de todos los eventos de esta asociación, pero en esta ocasión, no me tocó organizar la feria, sino exponer mi marca y mi negocio junto a casi 100 empresarias más.

Decidí invertir en obtener más visibilidad, y quería probar lo que se siente “al otro lado” de un evento profesional, como una protagonista más. Así que me puse manos a la obra para planificar el antes, durante y después de este proyecto.

La importancia de la antelación

Como siempre os digo, para cualquier proyecto, sea grande o pequeño, es básico preparar una planificación detallada y flexible de todo el proceso (el antes, durante y el después), y por mi experiencia observo que no es muy habitual en las empresas más pequeñas esta planificación, tampoco en los eventos y acciones de promoción.

Os cuento cómo lo hice yo, paso a paso ¿preparad@s?

1. Agendar un tiempo en mi agenda, donde poder concentrarme en la primera lluvia de ideas y planificación para este evento. Reservé toda una mañana (4 horas) en casa tranquila, sola, y evitando todo tipo de distracciones. Sabía que necesitaba concentración, creatividad e investigar haciendo muchas búsquedas de ideas, sobre todo en este primer “aterrizaje”.
2. Crear una lista nueva en mi gestor de tareas (Microsoft to do), donde volcar toda la información e ideas de mi mente, guardar enlaces interesantes, e ir desarrollando poco a poco los pasos que iban a conseguir mi meta, mi objetivo. La llamé “Expo Marca Mujer”, al principio tenía 14 tareas (y dentro de cada tarea puse las subtareas)
3. Desde el primer momento, ya reflexioné, y por supuesto escribí en mi app, no sólo las tareas iniciales y preparativos, sino las tareas del propio día del evento (tarea checklist de materiales y acciones a comprobar antes de salir de casa hacia el evento, fotos que debía hacer del stand y junto con otras empresas y personalidades que nos visitaron, y vídeos para guardar contenido para redes sociales, entre otras), y tareas post-evento para los días y semanas de después (escribir este post, modificar la web, realizar sorteo, publicaciones en redes sociales, agradecimientos, entre otras).
4. Priorizar y poner fecha. Una vez que tenía delante toda la lluvia de ideas, había que decidir el ORDEN de cada acción, y ponerle fechas de vencimiento y avisos a cada una, o al menos a la mayoría. Este paso es realmente decisivo, el más importante, y que debe ser revisado cada día, cada semana.
5. Marcar un presupuesto económico (y de tiempo) a invertir, haciendo un cálculo de posibles ventas de mis productos y servicios, descuentos que iba a habilitar y gastos asociados.

Asumir que esta planificación va a tener muchos cambios y debe ser flexible, pero siempre bajo control todo el proceso

Os comparto mi lista de tareas para un evento de este tipo, por si os puede aportar ideas:

• Redes sociales (dentro subtareas de acciones por orden, y fechas de vencimiento, antes, durante y después del evento)
• Stand (dentro subtareas de materiales y encargos, y fechas de vencimiento)
• Conferencia (dentro subtareas de las ideas, frases y contenido que iba a usar para preparar mi presentación, y fechas de vencimiento para tenerla lista)
• Look
• Web (dentro subtareas con las ideas que debía incluir en mi landing page del evento, y fechas de vencimiento para tenerla lista)
• Check final (dentro subtareas de todo lo que debía hacer y llevar el mismo día al evento: enchufes, materiales de promoción, comida, cargadores, ropa…)
• Sorteo (dentro subtareas del proceso de recopilar datos, realizar sorteo al día siguiente, avisar a participantes y ganadora, enviar regalo, redes sociales)
• Contabilidad (dentro subtareas de planificar un presupuesto, recopilar facturas, medir el tiempo, y calcular rentabilidad de la inversión)
• Base de datos (dentro subtareas para recopilar todos los datos del evento a través del sorteo, de nuevas alumnas que acceden con la promoción, y otros contactos de personas interesadas)

Y sobre lo que NO os aconsejo hacer si participas en un evento, además del error de no planificar el proceso completo, sería la de obsesionarse con la “rentabilidad líquida” del evento. Es decir, claro que debemos asignar un presupuesto y hacer los cálculo finales de ventas (en el caso de que las haya) y de gastos totales (deducibles o no), pero medir no es lo mismo que obsesionarse con ganar dinero líquido sí o sí a través de un evento de promoción.

Hay muchos tipos de eventos profesionales, y de tipos de negocios y productos, que se adaptan mejor a la venta directa en este tipo de acciones, pero también hay muchas ocasiones en la que esa venta directa es difícil o imposible de calcular. A veces participar en un evento así sólo es una inversión publicitaria más, sin rentabilidad líquida directa (productos y servicios vendidos en el propio evento o días posteriores por personas que contactaron contigo).

Pero ya os digo, que este tipo de acciones son siempre muy beneficiosas a nivel de visibilidad, de creación de marca, de autoridad, de recopilar datos de potenciales clientes, conocer a otros profesionales para hacer sinergias, de romper la barrera “online” y que te conozcan en persona…y si encima consigues ingresos directos ¡ya es la caña!

En mi opinión, y aunque dependa de otros muchos factores, el éxito de la participación en un evento promocional es esta planificación, esta lluvia de ideas, asignarle recursos de tiempo de calidad…y sobre todo no olvidar las acciones POST-EVENTO, tanto a nivel promocional como de gestión de contactos y bases de datos.

¿Y tú qué opinas? Me encantaría que me contéis si estáis de acuerdo, si habéis participado en algún evento así y cómo lo habéis organizado…

En mi caso, el resultado ha sido muy satisfactorio, tanto a nivel profesional y de relaciones, como de rentabilidad económica, ya que fueron muchas las alumnas nuevas que accedieron a mis cursos online (gracias al 50% de descuento que apliqué sólo el día del evento), así como un nuevo proyecto que surgió a través de una persona con la que estuve charlando en mi stand y que días después me llamó y pudimos empezar a crear unas formaciones muy chulas fuera de mi ciudad.

“Vale, Piedad, pero es que para mí el evento ha sido un desastre a todos los niveles”. No pasa nada, puede ocurrirte, pero tienes que dejar el enfado a un lado y reflexionar qué ha podido pasar, qué hiciste y debería hacer de una forma distinta, qué NO hiciste y debería haber hecho…

Cada experiencia suma en tu negocio, en tu carrera, eso es seguro

Pero tenemos que tener la calma de analizar y sacar el aprendizaje de cada una, para tomar mejores decisiones en el futuro. Y si vuelves a tener la posibilidad de participar en un evento, te diría que 100% repitas la experiencia, pero haciendo ALGO DISTINTO, si quieres obtener RESULTADOS DISTINTOS…¿no te parece?

Espero que te haya gustado este post, mis reflexiones. Y no olvides suscribirte a mi blog para recibir la newsletter mensual y no perderte nada: CONTENIDO DE VALOR AQUÍ.

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