Yo recomiendo a mis clientes analizar y hacer una lista con los siguientes puntos ANTES de elegir una herramienta o software de gestión:

1. Detectar tareas y procesos de tu negocio que NO funcionan. Nadie mejor que tú conoce su negocio y las tareas diarias, así que estoy convencida de que fácilmente haces una lista de procesos que no son útiles, que te hacen perder mucho tiempo, que realmente no les estás dando uso, que provocan errores o confusiones a clientes o a tu equipo, que no te permiten ser flexible, que inviertes demasiado dinero…
2. Detectar tareas y procesos de tu negocio que SÍ funcionan. Ahora hacemos otra lista de procesos que llevas a cabo y sí son útiles, que les gustan a tus clientes, que te ahorran tiempo, que te permiten delegar…
3. Analizar la herramienta a implantar en función de las 2 listas anteriores. Lógicamente, el software o herramienta debe contener las tareas o procesos que SÍ te funcionan, incluso mejorándolos, y por otro lado intentar que aporte soluciones a los procesos y tareas que NO funcionan actualmente.
4. Menos es más en cuanto a herramientas se refiere. Es decir, que debemos intentar concentrar la mayor parte de las gestiones diarias en una herramienta o software de gestión. Sé que muchas veces es complicado o puede resultar más costoso, pero los beneficios son muy importantes: no duplicar tareas, mayor cobertura de análisis, crear una base de datos de tu negocio completa, resulta de más fácil manejo y aprendizaje, se reducen costes informáticos, evitar errores de introducción de datos, entre otras…
5. Apuesta por herramientas o software específicos de tu negocio. Te sorprenderán los costes más asequibles de una herramienta genérica del sector o tipo de producto, frente a la opción de contratar un software “a medida” de tu empresa. Y al ser una herramienta ya creada para el sector, seguro que ya ofrecen dentro de su configuración todas las soluciones posibles a los problemas que puedas encontrarte a diario en tu gestión.

Ejemplo práctico 😉

La semana pasada estaba reunida con una clienta, que tenía un software de gestión de fichas de clientes e historias clínicas, y ahora me pedían implantar otra herramienta de calendario y gestión de citas y un Excel de las ventas diarias y control de stock de productos. Empecé a trabajar sobre esos puntos pero antes investigué solo 20 minutos los vídeos que encontré en internet sobre el funcionamiento del software que tenían ya contratado. Cual fue mi sorpresa cuándo pude ver en los vídeos que ese software ofrecía en el mismo programa todas las funciones que ahora ellas necesitaban, como gestión de citas y control de tesorería y stock de productos.

Hicimos una breve lista de lo que NO funcionaba hasta ahora, de lo que SÍ funcionaba, y de las mejoras a implantar en su gestión diaria. Con la lista analizamos la herramienta que tenían y comprobamos si cumplía o no dichos requisitos, y la valoración fue, como esperaba, muy positiva.

Así que mi respuesta sin duda fue que apostaran por aprender los nuevos usos de su software de gestión e implantaran nuevos procesos en la misma herramienta, y no usar otras distintas, que además de duplicar tareas a diario, había más riesgo de errores en la gestión con el equipo.

Listas, listas, listas… tus aliadas para tomar las mejores decisiones 😝