Cuando has intentado delegar, has pensado “lo hubiera hecho yo más rápido”, “pierdo mi tiempo explicándolo una y otra vez”…¿cómo lo has solucionado? Haciéndolo tú mismo y sin delegar, como buen jefe y jefa orquesta que eres, ¿no es así?

En esta ocasión, te habla una mujer y madre orquesta de manual, con varios años de experiencia a mis espaldas y una lista diaria interminable de tareas de trabajo dentro y fuera de casa. Y es que para mi sorpresa, algún cliente me ha confesado que al crecer su negocio y sentirse por fin un líder que se apoya en un equipo de personas o colaboradores, más bien es un jefe orquesta que se limita a recordar a los demás sus tareas, vigilar su cumplimiento, resolver miles de dudas a diario, arreglar la impresora que ha vuelto a fallar una vez más, actualizar el antivirus de los ordenadores de sus compañeros y además atender a los clientes, llamadas, impagados, y comprar botellas de agua y papel higiénico de camino a la oficina.

Pues la palabra clave es la FLEXIBILIDAD. Y pensar siempre cuando programas una tarea o llevas a cabo una acción o un procedimiento desde el inicio de tu actividad, o implantas un sistema en tu empresa, que en el futuro esta tarea la vas a delegar, esto es muy importante, porque vas a construir un sistema de organización interna válido para cualquier persona, que se entienda, que se pueda externalizar o delegar en otro miembro del equipo, desde las tareas más básicas y rutinarias (pero que hay que dedicarles su tiempo) hasta tareas más complejas. Y poco a poco irás escribiendo el manual de procedimientos de tu negocio.

El otro día un cliente me dijo que al ver el manual de procedimientos que había escrito junto con sus empleados, le parecía absurdo que explicáramos detalles muy simples de cada tarea, que “esas cosas se dan por entendidas, son de sentido común” y cosas así, pero le expliqué que en cuanto a protocolos, más detalles es igual a menos errores, que es de lo que se trata, que puedas delegar con tranquilidad, que ante cambios por rotación de empleados, las tareas se sigan haciendo con normalidad porque están tan bien explicadas que “cualquiera puede hacerlas”.

¿Y para los que no tenemos un equipo de personas a los que delegar? Sin duda muchos autónomos somos “mujeres y hombres orquesta”, eso no lo podemos evitar, pero lo que sí podemos es organizarnos de manera flexible, usar y apoyarnos mucho en la tecnología que nos ayude con procesos automáticos, y de esta manera, será mucho más fácil empezar a descargarnos de trabajo.

Soy muy fan de la tecnología y todo lo que a diario me ayuda y puede ayudar a cualquier negocio…y tú ¿estás preparado para la transformación digital de tu empresa?

PRIMER PASO: escribe en detalle los protocolos de tu negocio, todos, hasta los más simples.

SEGUNDO PASO: automatiza tareas y protocolos para que facilite su cumplimiento y control, planifica, usa la tecnología, invierte en optimizar la gestión diaria de tu negocio.