Seguro que recuerdas como hace años, estos pequeños utensilios de colores eran nuestras herramientas estrella para gestionarnos día a día, ¿QUÉ HA SIDO DE LOS CLIPS?. Todo el escritorio lleno de papeles que de momento (unos más rápido que otros) organizábamos en grupos y colgábamos en nuestra pizarra de corcho con las tareas pendientes importantes…

Y ahora, ¿qué herramientas usas para ser más productiv@ en tu día a día? Yo te cuento las mías…

Al principio hay que empezar con herramientas sencillas, y poco a poco cuando estén afianzadas, entonces se pueden usar otras más avanzadas. La palabra clave es conseguir FLEXIBILIDAD. Os aseguro que estas básicas que os voy a mencionar son muy importantes y la mayoría de mis clientes y amigos ni las usan ni las conocen:

Excel y Word: se acaba el papel, ahora las listas, la agenda, cualquier nota o texto lo debes de escribir en un fichero Excel o Word y guardarlo en el dispositivo. FLEXIBILIDAD estés donde estés siempre llevarás tus notas contigo.

1. Calendario: fundamental usar un calendario anotando las tareas por horas y días. Yo tengo una cuenta de correo electrónico de GMAIL, y uso todas las aplicaciones gratuitas que ofrecer google y que están sincronizadas con mi cuenta de Gmail, como es la de Google Calendar. Anoto un evento, tarea o reunión, le marco el horario y le asigno una notificación para que me avise con una alerta o recordatorio 15 minutos antes, 2 horas antes, 3 días antes, etc. De nuevo evita la agenda en papel y de esta manera te organizas mejor con los RECORDATORIOS programando a la aplicación que te avise y de esta manera “trabaje por ti” en vez de estar revisando una y otra vez la agenda semana a semana.
2. Fijar favoritos y barra de marcadores en tu navegador: ni te imaginas la cantidad de gente que conozco que una y otra vez introduce las mismas búsquedas en su navegador, con las que trabaja a diario, y no tiene ya marcado esas páginas en su lista de favoritos e incluso visibles en la barra de marcadores del navegador, si te pones a medir todo ese tiempo perdido, al final de mes te da para tomarte una cerveza tranquila con amigos en un bar, en vez de estar escribiendo y buscando una y otra vez en google.
3. Nube y copias de seguridad: una vez más yo uso otra aplicación de google asociada a mi cuenta de Gmail, GOOGLE DRIVE, donde tengo toda la información importante de mi negocio, organizado por carpetas y lo puedo gestionar desde cualquier lugar y dispositivo. FLEXIBILIDAD y seguridad. Tienes la versión gratuita con tu cuenta de gmail, que puedes ir ampliando capacidad de la nube a medida que lo necesites, y si eres empresa o tienes equipo o colaboradores, sin duda te interesa contratar GOOGLE SUITE (de 4 a 8 euros/mes) para tener todas las aplicaciones de google disponibles con tu cuenta de correo electrónico del dominio propio de tu negocio).
4. Por último, la herramienta estrella para mí es el EMAIL: acostumbrarse a usarlo a nivel interno en la empresa es muy importante para optimizar la gestión diaria, pero más importante es acostumbrar a los clientes y proveedores a comunicarse contigo con EMAIL en vez del teléfono para aspectos rutinarios y no de extrema urgencia por catástrofe nuclear. Un EMAIL se puede enviar por la noche cuando planifiques el día siguiente, o por la mañana temprano si eres de los que les gusta madrugar, además si lo expresas correctamente, se pierde muchísimo menos tiempo que con una llamada. Un EMAIL te sirve de “prueba” por si se te olvida algún detalle, lo vuelves a leer y listo, incluso con clientes y proveedores como defensa ante un error, con la llamada es más difícil defenderte, y si se te olvida algo entonces tienes que volver a molestar al cliente con tus dudas. Por ejemplo, cuando termino una reunión le mando a mi cliente una lista por EMAIL con los temas tratados y los que quedan pendientes de comentar o de hacer alguna gestión, esto me sirve a mí para recordarlo todo y dejarlo anotado, y también como justificante del trabajo y “prueba” ante posibles malentendidos…”que haber-los, hay-los”. Y muchas ventajas más a nivel avanzado que ya os contaré en otra ocasión.

También os recomiendo un libro que he empezado a leer (y es muy cortito, lo prometo) que se titula “DEL ZEN AL HECHO” y que grandes profesionales de la organización me han recomendado que no puede faltar en nuestra biblioteca particular. Os dejo link directo.

¿Ya conocías toda esta información? Genial, estás preparado para pasar al siguiente nivel de organización, sigue atento a este blog.

¿No usas ninguna o alguna de estas herramientas básicas a diario en la gestión de tu negocio? Te animo a que inviertas un poco de tiempo en conocerlas mejor y usarlas (hay miles de tutoriales) que seguro te ayudarán a crear el hábito. Recuerda que estos son consejos básicos pero fundamentales para comenzar “el cambio”.

Si te ha gustado, no olvides compartir, y si tienes alguna duda y quieres que estudiemos juntos tu caso concreto ¡a qué estás esperando! mándame un mail a contacto@piedadrodriguez.es.