En los último años muchos clientes me hacen esta pregunta porque les preocupa agilizar estas gestiones y que no supongan un perjuicio irremediable en su empresa.

Entonces es cuando esta pregunta me sirve para explicarles bien por qué siempre defiendo que el empresario debe conocer y tomar el control de la gestión financiera de su empresa. Les digo a mis clientes que la CONTABILIDAD, aunque no les guste mucho, es una herramienta muy rica para gestionar el día a día de tu negocio en muchos aspectos. Pero claro, hay que llevarla actualizada, y aprender a interpretarla. Y esta pregunta que hoy rescato es un ejemplo de lo que acabo de decir: ¿cómo lleva un empresario el control de los impagados? Pues la mayoría me contesta que lo lleva mentalmente porque es su negocio y lo conoce perfectamente. Y en vez de enfadarme, porque esta respuesta es para que una consultora de gestión se enfade, les pido que confíen en mí si les digo que gracias a la contabilidad se pueden preveer estas situaciones y otras muchas.

Si tienes la contabilidad actualizada, a nivel interno o a través de tu asesor, mínimo con una periodicidad mensual, contabilizadas las facturas y los movimientos del banco, es suficiente con sacar un simple listado del saldo de las cuentas contables de clientes para ver en pocos minutos (con suerte segundos si te deben poquitos) cuáles son los clientes que les falta el pago, el importe, y si miras el mayor de ese cliente te aparece la factura exacta que le falta por pagarte, rápido y sencillo. Y encima si este control de saldos de clientes lo realizas de manera periódica, podrás observar si hay algún saldo de clientes que va aumentando poco a poco o que se mantiene igual todos los meses, y así prevenir y marcarte una acción con ese cliente: un mail de recordatorio, una cita, una llamada. Además, si alguna persona de tu equipo también sabe interpretar estos saldos contables y mayores, podrás delegar esta tarea de supervisión y control…¡qué fácil os lo he puesto!.

El principal problema de la gestión de impagados es la falta de control y prevención, porque una vez que ha pasado 6 meses y tú no has reclamado la deuda porque casi ni te habías enterado todavía, será muy complicado gestionar su cobro. Sin embargo si mensualmente haces la revisión, podrás alertarte antes de esta situación y poner una solución: dejar de servirle más material o servicios, mantener mercancía retenida sin mandársela hasta que no se ponga al día con los pagos, entre otras acciones seguro más efectivas y tomadas a tiempo.

En mis años como auditora de empresas, les pedíamos a los responsables financieros que elaboraran un “aging de clientes“, que no es otra cosa que un excel con el listado de los clientes pendientes de cobrar y organizado por columnas en función de la antigüedad de la deuda: qué clientes y qué importe está pendiente de cobro con fecha de factura (o fecha de vencimiento) inferior a 1 mes (a esos les dejamos respirar un poco), entre 1 y 3 meses (a estos mejor mandarles unos mails), entre 3 y 6 meses (a estos los llamas día sí y día también), entre 6 meses y 1 año (con estos ya debes poner en marcha una reclamación formal de la deuda) y más de 1 año (nunca hay que perder la esperanza…pero con estos está ya complicado amig@). Y mensualmente vas actualizando este listado de clientes y observando su evolución tomando las medidas oportunas en función de tu negocio.

También contablemente está la opción de reclasificar los saldos a una cuenta de “clientes de dudoso cobro” y de esta manera al observar un balance de situación de tu empresa, sabes qué importes pendientes de cobro tienen una antigüedad inferior a 6 meses y se espera recuperar en breve, y qué otros importes pendientes de cobro tienen una antigüedad mayor a 6 meses y por lo tanto no esperas recuperar ese dinero a muy corto plazo…de nuevo ¡usemos la contabilidad y todo la información que nos proporciona!