Pero justo después de este título te voy a decir que sí llevo unas hojas de folios a las reuniones, o tengo una pequeña libreta de notas en el escritorio, incluso en mis cursos les entrego unos folios a mis alumnos…

No soy radical en el uso del papel en la gestión, pero sí soy radical cuando antes de levantarme o pasar a otra cosa dejo anotado digitalmente en su herramienta correspondiente cada tarea, contacto, anotación, resumen, etc, que sea importante para mi negocio, sí o sí, sin excepción.

La lluvia de ideas en borrador y los garabatos y dibujos varios es lo único que se queda en el papel sin “pasar a digital”.

Incluso si me ha surgido un imprevisto y he tenido que salir corriendo, he hecho una foto del folio y lo he subido a Drive, para poder rescatarlo una vez que me vuelva a concentrar, y entonces sí volcar la información y eliminar la foto.


Sí, fuera papel en nuestra gestión diaria.


Los motivos son muchos, pero he querido resumirlos en 5 situaciones cotidianas que me han ocurrido a mí y/o a client@s y alumn@s:

 


1- Facturas que ya no me podré deducir, perdiendo dinero.

El problema fue que me dieron la factura de gasolina en papel y en vez de escanearla con el móvil rápidamente, la llevé a casa y la dejé en mi escritorio durante 10 minutos que comía algo en la cocina. 

La sorpresa fue que cuando llegue de nuevo al escritorio, mi hija pequeña había dibujado miles de círculos y rayas por toda la factura, lo que implicaba que ya no es una factura deducible. 

Esta broma, me costó más de 10€ en Iva y algo más como gasto deducible en renta, sé que no es mucho dinero, pero conozco a muchos empresarios y empresarias que este tipo de incidentes con documentación contable y fiscal importante en papel les pasa muy a menudo, lo que el impacto en dinero y tiempo resulta mucho mayor.


 

2- Busco a menudo la misma documentación que me solicitan Clientes/proveedores, perdiendo tiempo. 

Sé que no te has parado a medir el tiempo invertido ni el número de veces que has tenido que consultar algún papel con información que te piden tus clientes/proveedores. Pero tú y yo sabemos que ha sido más tiempo del que te gustaría. 

Eso sin contar en las veces acudir a la oficina/comercio a por ese papel o libreta, o las que has dejado de atender a un cliente por no tenerlo a mano. 

Errores, olvidos, y escasa rapidez de respuesta, ¿te suena?

 

3- Paralizo la actividad diaria y la de mi equipo ante un requerimiento de Documentación de un organismo, perdiendo tiempo y dinero. 

Los requerimientos de Hacienda sobre revisión de documentación de Iva de un o varios trimestres, no son habituales, no, pero he visto como un negocio empleaba todo su tiempo y recursos durante más de 4 días en recopilar todas las facturas en papel solicitadas y escanearlas ordenadamente. 

No hace falta que os mencione los problemas que este colapso temporal tuvo en el negocio. Y que se hubiese resuelto en apenas unas horas si esa documentación contable estuviese escaneada, ordenada por fecha y guardada en una copia de seguridad. 

Pero es que hay otros sectores donde el requerimiento de documentación en muy habitual: licitaciones, certificados de calidad, subvenciones, etc. Y veo cómo siguen perdiendo tiempo y dinero en la búsqueda y envío de papeles y papeles a diario. 

 

4- Ahora tenía tiempo de leer o escribir ese informe, pero me dejé las notas en la oficina/comercio/casa, perdiendo tiempo.

La gran batalla de la conciliación personal, del teletrabajo, de horarios flexibles…y que necesita un simple primer paso y es la de trabajar EN DIGITAL y nada en papel. 

Poder aprovechar el tiempo extra, salir antes de trabajar para hacer deporte/cumpleaños infantil y luego en casa terminar de leer la documentación para la reunión. 

Y que ante dificultades e imprevistos, la calidad de tu gestión no se vea afectada. 

 

5- Tu obsesión por guardarlo todo “por si” hace que pagues más de 100€ al mes por una oficina más grande, perdiendo dinero. 

Aqui me encuentro de todo. 

Comercios/oficinas que necesitan una habitación/mobiliario extra solo para almacenar documentación histórica, por si.

Emprendedores amantes del papel que alquilan una oficina solo para tener un espacio propio para sus papeles ordenados, o que ocupan una habitación completa de sus casas con cientos de archivadores, por si.

Administrativos que invierten horas y horas en volver a revisar y Reordenar documentación en papel histórica cuando necesitan tener más espacio en la oficina/armarios/estanterías, una y otra vez.

Y que además se pelean con la Dirección por proponer tirar en 2020 los recibos bancarios en papel de 2004 y 2005 que están en el trastero de la empresa llenos dé telarañas, “por si”. Pues si te has sentido identificad@ en algunas o todas las situaciones anteriores, ya sabes mi recomendación: pásate a la gestión digital. 

Pero no tienes que empezar a digitalizar todo, no te agobies, pero sí identifica aquellos procesos en los que sientes que a menudo pierdes tiempo y/o dinero, y empieza por esos, y ya habrás ganado mucha productividad, seguridad y flexibilidad. 

 

Y si has vivido alguna otra “mala experiencia” en tu negocio con tus papeles ¡cuéntamela y la incluyo en este post!

 

Y así me ayudas a que este mensaje tenga más impacto: FUERA PAPEL. 

Bienvenidos al cambio.