Comunicación efectiva y sin asumir riesgos

Para ponernos en situación, reflexiona sobre tus respuestas ante las siguientes situaciones cotidianas de tu negocio:

Si tú asesor te pide información para la renta:

 

A) Buscas el papel y te desplazas para llevárselo.

B) Buscas el papel y después de escanearlo se lo envías por correo electrónico.

C) Le haces una foto al documento y se lo envías por whatsapp que es más rápido y cómodo para ambos.

¿Eres más de A, B o C?

Si estás reclamando el cobro de una factura a un cliente:

 

A) Le llamas por teléfono y le recuerdas que sigue pendiente de cobro la factura.

B) Además de la llamada le mandas un correo electrónico de recordatorio.

C) Le mandas un whatsapp con el recordatorio y le mandas foto o documento de la factura.

¿Eres más de A, B o C?

Cuando te contratan un servicio o vendes un producto:

 

A) Todo el procedimiento de venta lo hago a través de llamadas de teléfono: pedido o contrato, dudas, confirmación, devoluciones, etc…

B) Todo el procedimiento de venta lo hago a través de correo electrónico: pedido o contrato, dudas, confirmación, devoluciones, etc…

B) Todo el procedimiento de venta lo hago a través de whatsapp: pedido o contrato, dudas, confirmación, devoluciones, etc…

Y por último, ¿eres más de A, B o C?

Pues ahora te explico el resultado:

Si en estas y otras situaciones cotidianas de tu NEGOCIO tu procedimiento se identifica más con las opciones C, tienes muchos cambios urgentes que hacer a partir de ahora, y es que hace unas semanas estuve en Córdoba en una charla-taller impartida por Sanivo Abogados, S.L.P. aprendiendo la Guía de supervivencia legal con la nueva normativa de uso de Whatsapp, organizada por Diamond Building. Y quiero compartir contigo las ideas principales que como siempre me llevo en mi mochila:

  1. Toda la información de nuestro negocio y de nuestros clientes tiene que ser confidencial por su naturaleza, y en el momento que la escribimos y enviamos por whatsapp o enviamos un archivo o foto, puede llegar a ser pública. Y es que tanto las palabras como los ficheros pasan a formar parte de los servidores de Whatsapp que a su vez ya son de Facebook, y dichos servidores NO cumplen con la normativa actual de Protección de Datos española y europea. Consecuencia: la información de tu negocio y tus clientes llega a manos de terceras empresas que pagan a Whatsapp y Facebook por obtenerla y usarla en sus campañas de publicidad. “¿Y si no envío fotos ni archivos, sólo escribo?” Es lo mismo porque a través del texto y palabras clave también pueden rastrear tus gustos, necesidades, problemas, etc.
  2. Antes de gestionar todos o alguno de los procesos de tu negocio por Whatsapp, debes solicitar el consentimiento expreso de tus clientes y proveedores para ello, es decir, que estén conformes de que te vas a comunicar con ellos por éste método para enviar presupuestos, pedidos, facturas, albaranes, números de cuenta, datos fiscales y demás información sensible.
  3. Por supuesto, para enviar cualquier tipo de publicidad por whatsapp a tus contactos, también tienes que solicitar el consentimiento expreso para ello. Toca actualizar nuestras listas de difusión de clientes potenciales y pedirles permiso de manera explícita, si no lo has hecho ya.
  4. Si gestionas por Whatsapp grupos para temas profesionales (ej: el grupo de trabajadores, o de supervisores, de alumnos de un curso, asistentes a un evento, etc.), también debes tener el consentimiento expreso de todas las personas antes de incluirlas en el grupo, ya que su número de teléfono se compartirá con otras personas que, aunque las conozca, pueda no querer que tengan acceso a su número. También tienes que definir en el consentimiento qué tipo de información se va a comunicar y enviar por dicho grupo, ya que si tú o alguna persona no cumple las normas y comete una infracción de protección de datos (como por ejemplo enviar una foto personal, o algún dato íntimo, con intención o por error) la persona afectada puede denunciar y eres responsable.
  5. ¿Y si gestionas grupos de whatsapp para un uso no empresarial, sino más doméstico? Debes saber que si el grupo es mayor de 20 personas, aunque el uso sea doméstico o de amigos, pasa a tener los mismos requisitos y sanciones que los de uso empresarial, así que ¡al loro! con lo que escribes o envías por whatsapp.

Al parecer, Whatsapp lo carga el diablo.

Y ahora, solo me queda recomendarte que actualices los procesos diarios de gestión del negocio y pases a formar parte del grupo de los de la opción B, que además de ser la manera más productiva y organizada, es la manera más segura a la hora de compartir con clientes y proveedores información y documentos.

¿Y si te identificas más con las opciones A? Puedes tener más tranquilidad con respecto a la protección de datos, pero seguramente no tengas optimizada al máximo la gestión del negocio, así que escríbeme a contacto@piedadrodriguez.es y te ayudo a conseguirlo.

¡Bienvenid@ al cambio!

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