Si alguna vez has escuchado el término “KPI” (Key Performance Indicators o Indicadores Clave de Rendimiento) y te ha sonado a chino, ¡no te preocupes! Es más sencillo de lo que parece.

Aunque no lo sepas, ya usas indicadores en tu día a día para supervisar cómo va tu negocio.

El truco está en organizarlos de forma clara y precisa.

He resumido algunas ideas en este artículo, no para que lo aprendas todo, sino para que tomes consciencia ahora de qué datos te gustaría tener y preguntes a tu equipo cómo podrían darte esa información con los datos que ellos ya manejan cada día en excel o en los programas de gestión. Y si no tienes equipo, te toca planificar un par de horas en tu agenda para concentrarte sin interrupciones y revisar la información, ver qué te falta y ponerte el objetivo de conseguir crear tu cuadro de mando.

¿Qué son los indicadores y por qué son imprescindibles?

Piensa en los indicadores como el GPS de tu negocio. Te ayudan a saber dónde estás, si avanzas hacia tus objetivos o si necesitas ajustar el rumbo. Sin ellos, muchos emprendedores y gestores terminan haciendo un “cálculo mental aproximado” (vamos, las cuentas de la vieja). ¿El problema? Es fácil equivocarse y no puedes comparar cómo has evolucionado con el tiempo.

Un buen indicador no te da todas las respuestas, pero sí plantea las preguntas adecuadas y te dirige la atención hacia lo que realmente importa. ¿Estamos vendiendo lo suficiente? ¿Estamos gastando más de la cuenta? ¿Cómo nos fue este mes comparado con el anterior? Todas estas preguntas pueden responderse con un cuadro de mando sencillo, que no es más que una herramienta (digital o incluso en Excel) que te muestra los datos clave de tu negocio de un vistazo.

Tipos de indicadores y para qué sirven

1. Para mirar al pasado: Analizan los datos históricos de tu negocio. Por ejemplo, un resumen de las ventas por meses o el tiempo dedicado a un cliente o proyecto. Estos indicadores informan y avisan si algo se está desviando de lo planeado.
2. Para anticipar el futuro: Usas los datos históricos para detectar tendencias y prepararte para lo que viene. Aquí los indicadores te ayudan a anticiparte, tomar decisiones y gestionar riesgos.

Un ejemplo práctico:
Imagina que al 30 de junio de este año has facturado 80.000 euros, pero tu objetivo era llegar a 100.000. Un indicador podría mostrarte esto en ROJO (estamos por debajo del objetivo). Si alcanzas o superas los 100.000, verás un VERDE que confirma que vas por buen camino.

¿Cómo usar los indicadores para gestionar mejor?

Tienes dos opciones según cómo gestiones tu negocio:

1. Con programas digitales: Si ya usas un software de facturación, contabilidad o CRM, la mayoría de estos sistemas incluyen gráficos y alertas que facilitan el seguimiento de los datos clave.
2. Con una plantilla en Excel: Si no tienes software o el que usas no tiene estas funciones, puedes crear un cuadro de mando en Excel. Solo necesitas un archivo con:
   • Instrucciones: Cómo usar la plantilla.
   • Cuadro de mando: Los indicadores más importantes.
   • Base de datos: Un registro histórico de tus ventas, gastos, clientes, etc.

Truco práctico: Usa el formato condicional en Excel para que las celdas cambien de color dependiendo de si estás cumpliendo tus objetivos o no. Es fácil de configurar y muy visual.

3 indicadores básicos para empezar

1. Facturación:
   • Ventas totales acumuladas (este año y años anteriores).
   • Ventas por productos o servicios (para saber qué es más rentable).
   • Porcentaje de crecimiento respecto a años previos.
2. Costes:
   • Costes totales vs. presupuesto asignado.
   • Porcentaje de costes respecto a las ventas (para analizar márgenes de beneficio).
   • Horas empleadas en cada tarea específica y coste hora
3. Rentabilidad:
   • Beneficio neto (lo que queda tras restar todos los gastos).
   • Rentabilidad por producto o servicio.

¿Cómo organizar los datos para calcular indicadores?

Antes de calcular indicadores, necesitas tener los datos de tu negocio bien organizados. Estos son los pasos básicos:

1. Reúne los datos históricos de tu negocio:
   • Facturación (ventas) por meses, clientes, productos o servicios.
   • Gastos desglosados: alquiler, nóminas, proveedores, marketing, etc.
   • Tiempo dedicado a tareas, proyectos o clientes (si aplica a tu actividad).
2. Regístralos en un sistema fiable:
   • Si usas software de gestión: Extrae los informes directamente del programa.
   • Si no usas software: Usa una hoja de cálculo bien organizada con columnas como:
     • Fecha
     • Concepto (Venta, Gasto, Cliente)
     • Importe
     • Categorías de ventas, gastos, clientes, productos, etc. y demás información necesaria para la toma de decisiones
3. Automatiza cálculos en Excel:
   Una vez que tengas los datos registrados, crea tablas dinámicas o utiliza fórmulas simples para calcular los indicadores.
   Ejemplo de una tabla dinámica para facturación:
   • Datos base: Ventas registradas con fecha, cliente e importe.
   • Indicador: Total de ventas por cliente o por mes.
   • Formato condicional: Marca en rojo si un cliente o un mes está por debajo del objetivo. O si supera un determinado importe de ventas, o si baja de un importe mínimo.

¿Es complicado? ¡Para nada!

Por experiencia con mis clientes y alumnos, te aseguro que crear un cuadro de mando sencillo no lleva más que unas horas si ya tienes tus datos en digital (ventas, gastos, clientes, etc.). Una vez lo tienes listo, podrás tomar decisiones más informadas y ganarás claridad sobre tu negocio.

Recuerda: ¡los números no muerden! y tampoco mienten, así que son tus aliados para llevar tu negocio al siguiente nivel.

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